Toetsbare criteria
Iedere aanvraag wordt beoordeeld aan de hand van vooraf vastgelegde kwaliteits- en bedrijfscriteria.
Openheid over kwaliteit
Criteria en toetsing
Persoonlijk Zeker wil meer zijn dan alleen een herkenbaar beeldmerk. Daarom wordt iedere aanvraag inhoudelijk beoordeeld en moet een aangesloten ondernemer jaarlijks bevestigen dat de bedrijfsvoering en werkwijze nog aan de voorwaarden voldoen.
Op deze pagina lees je waarop we beoordelen, welke documenten worden gevraagd, wie het besluit neemt en wat er gebeurt wanneer verbeterpunten, klachten of risico’s aan het licht komen.
Betaling geeft nooit automatisch recht op toelating
Eerst vindt een inhoudelijke beoordeling plaats. De toelatingsbijdrage wordt pas na een positieve beslissing in rekening gebracht.
De basis van onze beoordeling
Zorgvuldig, toetsbaar en zo onafhankelijk mogelijk
De procedure is erop gericht om aanvragen op een vaste en controleerbare manier te behandelen. Daarbij kijken we niet alleen naar documenten, maar ook naar de manier waarop een ondernemer in de praktijk werkt en communiceert.
Gelijke werkwijze
Vergelijkbare aanvragen worden op dezelfde uitgangspunten en volgens dezelfde procedure behandeld.
Meerdere beoordelaars
Een externe aanvraag wordt door ten minste twee personen beoordeeld, waarvan minimaal één onafhankelijk is.
Gemotiveerd besluit
De aanvrager ontvangt een schriftelijk besluit met een toelichting en eventuele voorwaarden of herstelpunten.
Beoordelingscriteria
Waarop wordt een onderneming beoordeeld?
We kijken naar de onderneming als geheel. Een mooie website of veel ervaring is op zichzelf niet voldoende. De bedrijfsvoering, communicatie, verzekeringen, kostenopbouw en feitelijke werkwijze moeten samen vertrouwen geven.
01 Rechtmatigheid en bedrijfsvoering
We controleren onder meer de KvK-inschrijving, bedrijfsgegevens, administratie, verantwoordelijkheden, continuïteit en naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
Essentiële voorwaarde02 Vakbekwaamheid en ervaring
Er wordt gekeken naar opleiding, aantoonbare praktijkervaring, relevante nascholing en kennis van uitvaartprocessen, documenten, leveranciers en uitvoering.
03 Persoonlijke begeleiding
De ondernemer moet ruimte bieden voor het verhaal, de omstandigheden en de keuzes van een familie, zonder onnodige druk of automatische standaardisering.
04 Duidelijke communicatie
Mogelijkheden, afspraken, verantwoordelijkheden, termijnen en wijzigingen moeten begrijpelijk worden uitgelegd. Er moet een duidelijk aanspreekpunt of een zorgvuldige overdracht zijn.
05 Transparantie over kosten
Families moeten tijdig inzicht krijgen in eigen tarieven, externe kosten, mogelijke meerkosten en wijzigingen. Begroting, opdrachtbevestiging en factuur moeten controleerbaar zijn.
Essentiële voorwaarde06 Zorgvuldige uitvoering
We letten op waardige omgang met overledenen en nabestaanden, veilige werkprocessen, dossiervorming en duidelijke afspraken met medewerkers, leveranciers en onderaannemers.
07 Privacy en informatiebeveiliging
Er moet zorgvuldig worden omgegaan met persoonsgegevens, gevoelige informatie, digitale accounts, dossiers en de verzending en opslag van documenten.
Essentiële voorwaarde08 Verzekeringen en risico’s
De onderneming moet beschikken over passende bedrijfsaansprakelijkheid en andere verzekeringen die aansluiten bij de werkzaamheden, voertuigen, medewerkers en risico’s.
Essentiële voorwaarde09 Klachten behandelen en leren
De ondernemer moet een bereikbare klachtenroute hebben, fouten willen herstellen, verbetermaatregelen nemen en meewerken aan onderzoek door Persoonlijk Zeker.
Essentiële voorwaarde10 Eerlijke profilering
De openbare communicatie moet overeenkomen met de feitelijke dienstverlening. Misleidende claims, prijzen, reviews of keurmerkuitingen zijn niet toegestaan.
Essentiële voorwaardeAan te leveren informatie
Welke documenten worden gevraagd?
Alleen verklaren dat de onderneming zorgvuldig werkt is niet voldoende. De belangrijkste onderdelen moeten zoveel mogelijk met actuele en controleerbare stukken worden onderbouwd.
De basis van iedere aanvraag
- Recent KvK-uittreksel
- Ingevuld aanvraagformulier
- Beschrijving van dienstverlening en werkgebied
- Overzicht van opleiding en ervaring
- Bewijs van passende verzekeringen
- Privacyverklaring
- Algemene voorwaarden of opdrachtvoorwaarden
- Klachtenprocedure
- Geanonimiseerde voorbeeldbegroting
- Geanonimiseerde voorbeeldfactuur
- Beschrijving van werkwijze en bereikbaarheid
Afhankelijk van de onderneming
- Bewijs van opleidingen of registers
- Overzicht van medewerkers en vaste zelfstandigen
- Kwaliteitsafspraken met onderaannemers
- Vergunningen voor vervoer of locaties
- Aanvullende verzekeringsbewijzen
- Informatie over samenwerkingsconstructies
- Verantwoordelijkheidsverdeling binnen een vereniging
Voor aanvullende controle
- Geanonimiseerde dossierstukken
- Referenties
- Toelichting op klachten of claims
- Bewijs van genomen verbetermaatregelen
- Aanvullende financiële of organisatorische informatie
- Andere stukken die redelijkerwijs nodig zijn
Er wordt niet meer informatie opgevraagd dan voor een zorgvuldige beoordeling noodzakelijk is.
De toelatingsprocedure
Hoe verloopt de beoordeling?
De aanvraag wordt stap voor stap behandeld. De ondernemer krijgt gelegenheid om ontbrekende informatie aan te leveren, vragen te beantwoorden en feitelijke onjuistheden te corrigeren.
Interesse en aanvraag
De ondernemer meldt zich en ontvangt het aanvraagformulier en de actuele reglementen en voorwaarden.
Controle op volledigheid
Er wordt bekeken of alle noodzakelijke gegevens en documenten aanwezig en voldoende actueel zijn.
Documentbeoordeling
De stukken, website, openbare informatie en professionele bedrijfsvoering worden inhoudelijk beoordeeld.
Toelatingsgesprek
Waar nodig volgt een gesprek over de werkwijze, motivatie, verantwoordelijkheden en eventuele aandachtspunten.
Vragen en aanvulling
De ondernemer kan om toelichting worden gevraagd en krijgt gelegenheid aanvullende informatie of correcties aan te leveren.
Schriftelijke beoordeling
De beoordelaars leggen hun bevindingen, risico’s en advies schriftelijk vast.
Besluit
De aanvrager ontvangt een gemotiveerd besluit met eventuele voorwaarden, herstelpunten of een toelichting op de afwijzing.
Aansluiting
Na positieve toelating worden de overeenkomst en het gebruik van het beeldmerk officieel vastgelegd.
Wie neemt het besluit?
Meerdere beoordelingen en controle op belangen
Iedere externe aanvraag wordt beoordeeld door ten minste twee personen. Ten minste één van hen moet onafhankelijk zijn van de aanvrager.
- De beoordelaars leggen hun bevindingen schriftelijk vast.
- De beheerder van Persoonlijk Zeker neemt het uiteindelijke besluit op basis van de beoordelingen.
- Iemand met een persoonlijk, familiair, financieel of zakelijk belang neemt niet deel aan de beoordeling.
- Bij een aanvraag van een direct verbonden onderneming wordt het oordeel vastgesteld door ten minste twee onafhankelijke externe beoordelaars.
Mogelijke uitkomsten
Een aanvraag kan vier uitkomsten hebben
Toelating
De aanvraag voldoet voldoende aan de voorwaarden en de aansluiting kan officieel worden vastgelegd.
Voorwaardelijke toelating
Er zijn beperkte herstelpunten. Het beeldmerk mag pas worden gebruikt nadat schriftelijk is bevestigd dat aan de voorwaarden is voldaan.
Aanhouding
Er is aanvullende informatie, onderzoek of herstel nodig voordat een definitief besluit kan worden genomen.
Afwijzing
De aanvraag voldoet onvoldoende of er bestaan zwaarwegende kwaliteits-, integriteits- of betrouwbaarheidsbezwaren.
Geen betaald keurmerk
De bijdrage wordt pas na toelating berekend
Het betalen van een bedrag geeft nooit automatisch recht op het kwaliteitslabel. De eenmalige toelatingsbijdrage van € 195 exclusief btw wordt pas na een positieve beslissing in rekening gebracht.
Bij een afwijzing wordt geen toelatingsbijdrage berekend.
Beoogde termijnen
Een zorgvuldige behandeling binnen redelijke tijd
- Ontvangstbevestiging Bij voorkeur binnen vijf werkdagen
- Volledigheidscontrole Bij voorkeur binnen tien werkdagen
- Besluit In beginsel binnen zes weken na een compleet dossier
- Verlenging Eenmaal met maximaal vier weken, met schriftelijke uitleg
- Heroverweging Binnen veertien kalenderdagen na het besluit aan te vragen
Kwaliteit blijft in beweging
Jaarlijkse kwaliteitsverklaring en tussentijdse controle
Toelating is geen eenmalig moment waarna nooit meer wordt gekeken. Een aangesloten ondernemer bevestigt jaarlijks dat de belangrijkste bedrijfsgegevens, verzekeringen en kwaliteitsvoorwaarden nog actueel zijn.
Bedrijf en verzekeringen
De ondernemer bevestigt onder meer dat de KvK-inschrijving, verantwoordelijke personen en passende verzekeringen nog actueel zijn.
Werkwijze en communicatie
De ondernemer verklaart dat begrotingen, opdrachtbevestigingen, meerkosten, privacy, bereikbaarheid en feitelijke dienstverlening nog aan de voorwaarden voldoen.
Klachten en incidenten
Relevante klachten, aansprakelijkstellingen, datalekken, incidenten en verbetermaatregelen moeten eerlijk worden gemeld.
Gebruik van het beeldmerk
Jaarlijks wordt bevestigd dat het beeldmerk correct en uitsluitend voor de aangesloten onderneming wordt gebruikt.
Aanvullende stukken
Persoonlijk Zeker kan actuele polisbladen, gewijzigde voorwaarden, procedures of andere bewijsstukken opvragen.
Nadere controle
Signalen, ontbrekende informatie of belangrijke wijzigingen kunnen aanleiding geven tot een extra controle, verbeterplan of schorsingsonderzoek.
Klachten en signalen
Wat gebeurt er wanneer er zorgen ontstaan?
Families, professionals en andere betrokkenen kunnen een klacht of melding indienen wanneer zij denken dat een aangesloten ondernemer niet volgens de voorwaarden van Persoonlijk Zeker heeft gehandeld.
Waarover kan worden gemeld?
- Onvoldoende persoonlijke aandacht of respect
- Onduidelijke of misleidende communicatie
- Onvoldoende transparantie over kosten
- Onzorgvuldige uitvoering of dossiervorming
- Privacy- of beveiligingsproblemen
- Niet nakomen of onvoldoende herstellen van afspraken
- Onjuist gebruik van het beeldmerk
- Ontbrekende verzekeringen of onjuiste informatie
De ondernemer krijgt de zakelijke kern van de klacht en in beginsel tien werkdagen om schriftelijk te reageren. Daarbij wordt hoor en wederhoor toegepast.
Mogelijke maatregelen
De maatregel moet passen bij de ernst, gevolgen en herstelbaarheid van de situatie.
- Advies of herstelafspraak
- Schriftelijke waarschuwing
- Correctie van communicatie, factuur of procedure
- Verbeterplan met een duidelijke termijn
- Aanvullende scholing of externe toetsing
- Verscherpt toezicht
- Tijdelijke schorsing
- Beëindiging van de aansluiting
Persoonlijk Zeker is geen rechter of schadevergoedingsfonds en kan geen bindende schadevergoeding of terugbetaling opleggen.
i
Een kwaliteitslabel vraagt om blijvende controle
Persoonlijk Zeker kan op basis van praktijkervaring, klachten, gewijzigde wetgeving of nieuwe risico’s de criteria en procedures aanpassen. Belangrijke wijzigingen worden aan aanvragers en aangesloten ondernemers bekendgemaakt. De actuele vermelding op de website bepaalt of een onderneming het beeldmerk op dat moment mag gebruiken.
Interesse in aansluiting?
Bekijk eerst of jouw onderneming bij de uitgangspunten past
Op de pagina voor uitvaartondernemers lees je meer over de voorwaarden, kosten en betekenis van aansluiting. Vragen over de beoordeling of benodigde documenten kunnen per e-mail worden gesteld.